Jak trudno zrobić wszystko? W końcu czas jest nieodłącznym elementem naszej pracy. Znaczniki czasu poprawiają powtarzalność i jakość. Opóźnienia wpływają na sposób uformowania logiki. Jesteśmy proszeni o pomoc w skracaniu cykli czasowych, stosowaniu kontroli w czasie rzeczywistym i dążeniu do wykonywania dostaw na czas (JIT ? Just in Time) tam, gdzie ma to znaczenie. Uzyskujemy oczekiwane rezultaty dzięki wykonywaniu dokładniejszych pomiarów, podejmowaniu trafniejszych decyzji, wyzwalaniu odpowiednich bodźców i sprawniejszemu porozumiewaniu się.
Zatem powinniśmy już być ekspertami w dziedzinie zarządzania czasem, nieprawdaż? Jednak w sytuacji powszechnej redukcji zatrudnienia, zmniejszenia wydziałów i silniejszej potrzeby współpracy zespołowej trudno pozbyć się uczucia, że każdy dzień ma za mało godzin.
Jako alternatywa krótszego snu?
Poświęćmy kilka minut dziennie na zbadanie swojego harmonogramu. Raz w tygodniu znajdźmy czas, aby zaplanować zadania miesięczne, kwartalne i długoterminowe. Ustalmy realistyczne oczekiwania. Oddzielmy czynności, które musimy wykonać, od tych, które powinniśmy i od tych, które chcielibyśmy zrobić. Pogódźmy się z tym, że nie wszystko, co chcemy, da się zrealizować.
Zaplanujmy w tygodniu czas na przygotowanie się i pracę nad nadchodzącymi projektami, aby zmniejszyć coraz silniejszą presję zbliżającego się ostatecznego terminu.
Przekazujmy realistyczne wiadomości o tym, co i z jaką precyzją możemy osiągnąć i sugerujmy dodanie zasobów źródłowych lub pomijanie zadań, jeżeli ich wykonanie zgodnie z oczekiwaniami jest mało prawdopodobne.
"Zaplanujmy w tygodniu czas na przygotowanie się i pracę nad nadchodzącymi projektami, aby zmniejszyć coraz silniejszą presję zbliżającego się ostatecznego terminu"
Zadbajmy, aby posiadane narzędzia były jak najbardziej pomocne, zamiast szukać innej okrężnej drogi. Zdobądźmy odpowiednie umiejętności, wiedzę o sprzęcie i oprogramowaniu. Ustalmy czas sprawdzania poczty elektronicznej lub prowadzenia rutynowych rozmów telefonicznych. Zintegrujmy pagery, telefony komórkowe, organizery, powiadamianie natychmiastowe tylko w takim zakresie, w jakim jest to rzeczywiście istotne (nie zapominajmy jednak o zaletach bezpośredniej rozmowy i szybkich notatek).
Ustalmy pory wykonywania zadań o największym znaczeniu. Organizujmy codziennie okres roboczy, co tydzień opróżniajmy skrzynki wiadomości przychodzących, co miesiąc sortujmy i porządkujmy pliki. Regularnie dołączajmy te sprawy, które zajmują wysokie miejsce na naszej liście ważności (?praca? okaże się w mniejszym stopniu uciążliwa, jeżeli zmienimy swoje nastawienie do niej i zaczniemy ją nazywać?przyjemnością?).
Zaplanujmy czas dla rodziny, przyjaciół, czas na wakacje i rozwój osobisty. Wyznaczmy spokojną porę na przemyślenia, odnowę duchową, medytację lub modlitwę.
Znajdźmy i stosujmy techniki odpowiednie dla naszego zespołu, sposobu myślenia i stylu organizacji. Wypróbujmy każdą nową procedurę przed poszukiwaniem kolejnych rozwiązań.
Czy ja sam postępuję zgodnie z tymi zaleceniami? Ależ skąd. Ale czekanie, aż ?będziemy mieć czas? przed zrobieniem czegokolwiek, gwarantuje jeszcze większy brak czasu.
Czas na mnie!
