Przemysław Gola, specjalista ds. systemów informatycznych w firmie ILUO:
Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy warto wdrożyć system informatyczny do zarządzania firmą, a jeśli tak, to jaki wybór będzie w ich przypadku najlepszy. Z jednej strony nieustannie zaostrzająca się konkurencja nie pozwala na to, aby zasoby firmy były marnotrawione przez ręczne wykonywanie powtarzalnych czynności czy dublowanie pracy. Wykluczone są też wszelkiego rodzaju pomyłki pracowników, np. przy składaniu ofert i realizowaniu zamówień, ponieważ mogłyby one niekorzystnie wpłynąć na wizerunek firmy i zrazić jej klientów. Z drugiej strony przedsiębiorcy, którzy dopiero rozpoczynają działalność gospodarczą, obawiają się często zbyt dużych kosztów związanych z zakupem licencji i późniejszą obsługą informatyczną. Ryzykowny wydaje się również proces wdrożenia, który może się zakończyć fiaskiem, np. z powodu wyboru systemu o niedopasowanej do danego przedsiębiorstwa funkcjonalności.
Aby wdrożenie zakończyło się sukcesem, a koszty nie przekroczyły limitu założonego w kosztorysie, podczas wyboru systemu ERP warto zwrócić uwagę m.in. na takie czynniki, jak: profesjonalizm firmy wdrażającej, skalowalność rozwiązań, szkolenia i serwis powdrożeniowy oraz analizę przedwdrożeniową.
Jeśli chodzi o ostatni z wymienionych czynników, warto podkreślić, że wiele wdrożeń zakończyło się fiaskiem z powodu pominięcia lub zmarginalizowania tego etapu. Należy uświadomić sobie, że poprzez wdrożenie systemu informatycznego rozumiemy nie samo jego zainstalowanie, lecz także uprzednią analizę wymogów oraz doradztwo na etapie decyzyjnym, a dopiero potem instalację, dostosowanie systemu do wymagań użytkownika, ewentualną migrację danych, uruchomienie oraz test poprawności
działania.
Analiza wymogów i doradztwo to nie pobieżna rozmowa z handlowcem oferującym sprzedaż licencji, lecz wieloetapowa dyskusja ze specjalistą, który bezwzględnie powinien spełniać łącznie wszystkie wymienione poniżej cechy: mieć rozległą wiedzę i znaczne doświadczenie w zakresie informatyki, funkcjonowania przedsiębiorstw, rachunkowości finansowej i zarządczej oraz HR. Ponadto wdrożeniowiec taki winien wykazać się empatią, cierpliwością oraz umiejętnością precyzyjnego formułowania myśli – w sposób zrozumiały dla osoby uczestniczącej we wdrożeniu systemu ERP
po raz pierwszy.
