Właściwie opracowane zapytanie ofertowe (RFP/RFQ) powinno być wykonane przez wykwalifikowane osoby, zawierać zdefiniowany zakres zadań do wykonania, przegląd architektury systemu sterowania oraz dokładną analizę ryzyka.
Podobnie jak w przypadku wielu projektów zaplanowanych na koniec roku, projekt automatyki powinien być rozpoczęty przed końcem danego roku, tak aby fundusze można było rozdzielić na dwa lata podatkowe. Niestety czas biegnie nieubłaganie i trzeba jak najszybciej wysłać zapytania ofertowe (ang. request for proposal/quotation, RFP/RFQ). Poniżej podano siedem wskazówek na temat właściwego opracowywania zapytań ofertowych. Przeanalizowanie tych porad pomoże w uzyskaniu spełniających odpowiednie wymagania ofert (ang. qualified proposals) od wielu firm zajmujących się integracją systemów automatyki.
1. Należy wykorzystywać osoby o odpowiednich kwalifikacjach
Sprawą jasną i bardzo ważną jest to, że informacje podane w zapytaniu ofertowym powinny być dokładne i kompletne. Do stworzenia takiego zapytania można wykorzystać własny personel lub zlecić to zadanie firmie zewnętrznej, jednak osoby opracowujące zapytanie ofertowe muszą znać albo potrafić szybko sobie przyswoić system automatyki, zakres i cele projektu integracji systemów, aby podać odpowiednie dane w zapytaniu.
Rozważmy taki scenariusz. Klient X chce zmodernizować swój obecny informatyczny system nadzorujący przebieg procesów technologicznych i produkcji (ang. supervisory control and data acquisition, SCADA), aby był on kompatybilny z najnowszą wersją Microsoft Windows 10. Konieczne jest, aby zebrać posiadane licencje obecnego oprogramowania, w celu określenia możliwości uaktualnienia, co zostanie podane w zapytaniu ofertowym. A co w sytuacji, gdy w pewnym momencie okresu eksploatacji istniejącego systemu jakiś niezależny producent (dostawca) zainstalował pakiet oprogramowania zamkniętego do zarządzania danymi? Jeśli otrzymujemy oferty, w których nie uwzględniono tego unikalnego szczegółu (ponieważ nie wiedzieliśmy o nim), to nowy system nie będzie działał i czas przestoju wydłuży się, gdyż nie będziemy mieli dostępu do kodu źródłowego wspomnianego oprogramowania i trzeba będzie opracować inne rozwiązanie, dopasowane do naszych potrzeb. Ponadto może być konieczna nowa dokumentacja, zaś realizacja projektu przedłuży się o kilka tygodni. Innymi słowy – kompletna klapa projektu.
Chociaż sytuacja opisana w tym przykładzie jest nieco ekstremalna, to zdarza się naprawdę, szczególnie gdy oferenci są “trzymani na dystans” poprzez ograniczenia w zakupie oraz oprogramowanie do sporządzania ofert i przesyłania ich w postaci elektronicznej.
2. Zakres projektu definiuje jego koszty
Jedynym sposobem redukcji kosztów jest ograniczenie zakresu projektu. Małe różnice w cenach producentów (dostawców) i czasie dostawy nie wpływają zbytnio na ceny końcowe. Dlatego też zawsze, gdy występują duże różnice cen w ofertach otrzymanych od różnych firm, powinniśmy zachować ostrożność. Taka sytuacja oznacza, że jeden z oferentów najwyraźniej nie rozumie zakresu projektu, a zatem nie zawarł w swojej ofercie wszystkiego, co jest wymagane. Należy indywidualnie zidentyfikować specyficzne zadania do wykonania i nasze wymagania dla każdego z tych zadań. Nie należy generalizować! Należy być jak najbardziej konkretnym. Więcej szczegółów podanych w zapytaniu ofertowym oznacza otrzymanie dokładniejszej oferty i zmniejszenie ryzyka zmiany zamówień po fakcie.
3. Opis architektury istniejącego systemu sterowania
W zapytaniu ofertowym należy opisać architektury istniejącego w zakładzie systemu sterowania oraz podać wymagania dotyczące nowych architektur. Jest to kluczowe, aby dostawcy zrozumieli zakres prac do wykonania. I znów im więcej podamy szczegółów, tym lepsze otrzymamy oferty. Generalnie dostawca będzie chciał wiedzieć, jak są połączone ze sobą poszczególne urządzenia systemu automatyki oraz pakiety oprogramowania. Czasami pomaga to także w identyfikacji protokołów komunikacyjnych i odległości, być może w celu dokonania wyboru pomiędzy kablami miedzianymi a światłowodami dla zakładowej sieci ICS (ang. industrial control system – przemysłowy system sterowania).
W zapytaniu ofertowym nie jest konieczne podawanie fantazyjnych modeli 3D czegokolwiek. Rozważmy przykład schematu prostej architektury systemu sterowania (rys.). Czasami lepiej jest podać cokolwiek niż nic. Tak więc należy narysować co najmniej główne komponenty systemu sterowania i linie połączeń logicznych dla każdego z tych komponentów, odpowiadające fizycznym połączeniom w naszym zakładzie. Celem tego rysunku nie jest podanie wymiarów fizycznych systemu, tylko schematu połączeń logicznych.
4. Ustalić realistyczny harmonogram realizacji projektu
Większość integratorów posiada więcej niż jednego klienta i jest bardzo zajęta pracą. W przypadku realizacji projektów systemów sterowania, wykonawcy potrzebują czasu nie tylko na zaprojektowanie i zainstalowanie systemu, ale i także na dostawę potrzebnych materiałów. Nigdy nie można założyć czasu dostawy wynoszącego 4 – 6 tygodni, szczególnie w przypadku produktów na zamówienie specjalne. Należy przyjąć czas oczekiwania na materiały na poziomie około 10 tygodni i zawsze pytać każdego z potencjalnych wykonawców o harmonogram realizacji prac. Następnie należy porównać te harmonogramy tak samo jak oferty. Jeśli któryś z nich znacznie odbiega od pozostałych to możliwe, że zaszło nieporozumienie odnośnie zakresu lub wymagań projektu.
5. Zestawienie materiałowe (BOM) dla wszystkich oferentów
Istnieje wiele opcji opracowania listy materiałów, obejmujących zarówno produkty tanie, jak i drogie o wysokiej jakości, wiele różnych produktów wymaganych do osiągnięcia pożądanych wyników oraz ewentualne materiały dodatkowe, które zmieniają sposób realizacji projektu. Obecnie firmy coraz częściej dołączają do zapytań ofertowych wstępne zestawienie materiałowe (ang. bill of materials, BOM), wysyłane do każdego oferenta. Każda błędna pozycja w tym zestawieniu może być zmieniona, zaktualizowana lub dostosowana po fakcie. W każdym z przypadków zapytanie ofertowe da w odpowiedzi dokładniejszą ofertę z powodu tego, że każdy z oferentów poda ceny tych samych materiałów i tylko marże będą inne.
Pojedyncze zestawienie materiałowe daje także oferentowi okazję do dostarczenia opcji, które są znacznie bardziej precyzyjne. W wielu przypadkach w ofercie zawarta jest opcja dodania/odjęcia pewnych materiałów, w której każdy z oferentów może zaproponować alternatywne metody zmniejszenia kosztów lub zabezpieczenia na przyszłość. Jeśli preferujemy jednego producenta, to powinniśmy poprosić w jego lokalnym oddziale (lub jego dystrybutora) o dostarczenie sugerowanego zestawienia materiałowego. To pomaga w utrzymaniu porządku i umożliwia pozostawianie materiałów na realizację projektu w naszym regionie, gdzie dystrybutor udziela nam wsparcia.
6. Formularz ofertowy online i spotkania wstępne
Stosunkowo często zdarza się, że kilka dni po wysłaniu zapytania ofertowego dochodzi do wstępnego spotkania pomiędzy przedstawicielami obydwu firm. O ile nie jest ono wykorzystywane do eliminacji oferentów, to nierealistyczne jest otrzymanie w wyniku takiego spotkania najlepszej ceny za realizację projektu, przy jednoczesnym zmniejszeniu ryzyka. Należy zorganizować spotkanie wstępne z potencjalnym oferentem w przybliżeniu w połowie czasu wyznaczonego na opracowanie oferty, jednak nie wcześniej niż po upływie tygodnia od wysłania zapytania. Podobnie do tego nie ma sensu organizowanie tego spotkania na dzień przed wyznaczonym terminem.
Należy także rozważyć formularz online dla oferentów, udostępniony w Internecie i wspólny dla każdego z nich. Należy upewnić się, że oferenci nie posiadają możliwości edycji formularza ofertowego. Mogą oni tylko wprowadzać odpowiedzi na pytania w jednym formularzu, a następnie w innym. Wszystkie wprowadzane dane są śledzone i daje to bardzo efektywną komunikację oraz większą dokładność ofert. Wykorzystując do tego celu specjalistyczne oprogramowanie do ofertowania, należy upewnić się, że każdy czuje się pewnie w tym procesie i rozumie, jak wysyłać i otrzymywać informacje. Należy pamiętać, że większość dostawców pracuje na kilkunastu portalach internetowych, a wiele z nich nie jest przyjaznych dla użytkownika. Ponadto były przypadki, że jeden z oferentów mógł podejrzeć inne oferty przed upływem terminu składania, tak więc metoda ta musi być przetestowania przed uruchomieniem projektu.
7. Analiza ryzyka powinna być ważniejsza od analizy cenowej
Podczas gdy niska cena ofertowa wydaje się być najbardziej atrakcyjnym kryterium, to jednak istnieje wiele czynników, które składają się na projekt. Najważniejszym czynnikiem do przeanalizowania w otrzymanych ofertach powinno być ryzyko, nie zaś cena. Należy stworzyć ważoną jakościową listę kontrolną, która umożliwi nam sklasyfikowanie naszej oferty na podstawie tych czynników, które są dla nas ważne. W każdym obszarze oferty, który powoduje niezrównoważenie tej listy kontrolnej, należy poprosić dostawcę o więcej szczegółów. Do listy można dodać wszystko, nawet pozycje niematerialne, takie jak zaufanie i osobowości oferentów. Firma, której zostanie zlecona realizacja projektu, powinna być partnerem i będziemy musieli potrafić współpracować z nią w czasie całego okresu eksploatacji projektu.
Skuteczna realizacja projektu opiera się na komunikacji. Należy być pewnym, że w swoich zapytaniach przekazujemy oferentom odpowiednie informacje, we właściwym czasie i nigdy nie zakładać, że pozostawienie jakiegoś kluczowego elementu projektu poza nim da w wyniku niższe koszty. Nie należy być przeszkodą w swojej organizacji, a zamiast tego przyłożyć się solidnie do pracy, tak aby realizacja projektu przebiegła bez przeszkód i w założonym budżecie.
Autorka: Eli Jenkins jest opiekunem klienta w firmie Cross Company. Posiada doświadczenie w produkcji chemicznej, integracji systemów sterowania oraz jako konsultant d/s sprzedaży.
