„Biznes to relacje między ludźmi, a nie liczby, gdyby było inaczej, najbogatsi byliby matematycy” – tak o relacjach mówił Jan Kulczyk. Choć wszyscy mamy świadomość tego, jaką rolę odgrywają relacje w naszym życiu zawodowym i prywatnym, to niezbyt często mamy czas na refleksję, czy właściwie je budujemy.
Nasze zachowanie, umiejętność odnalezienia się w różnych sytuacjach, zrozumienie i poszanowanie różnic kulturowych, a także świadomość naszej własnej kultury narodowej, stanowią bardzo ważny element budowania więzi i relacji interpersonalnych, tak istotnych w świecie biznesu.
Zatem jak profesjonalnie budować relacje? Przecież każdy z nas ma czasami prozaiczne wątpliwości z gatunku: w jakiej kolejności przedstawić gości, czy mężczyzna ma prawo wyciągnąć jako pierwszy do kobiety dłoń na powitanie, czy właściwie jest pisać „Witam” w korespondencji e-mailowej itp.
To jedynie ułamek wątpliwości, które przy dłuższej refleksji zaczynają się nam nasuwać, a które sprawiają kłopot w codziennym życiu zawodowym. Wszystkie te dylematy oraz wiele innych związanych z kulturą budowania relacji, wyjaśnia i definiuje etykieta biznesu, a dokładnie zasady precedencji, czyli pierwszeństwa.
Precedencja odgrywa ciągle ważną rolę w życiu publicznym. Definiuje zachowania zarówno na arenie politycznej i międzynarodowej, jak i w świecie biznesu oraz w relacjach towarzyskich. O ile w ostatnim przypadku brak wiedzy z zakresu precedencji może spowodować niezręczną sytuację i odrobinę wstydu, o tyle w kwestii relacji biznesowych czy dyplomatycznych mamy do stracenia znacznie więcej.
Jest jeszcze jeden bardzo ważny argument, który skłania do bliższego przyjrzenia się zasadom etykiety w relacjach służbowych. To nasza kultura narodowa z całą gamą jej norm, przekonań i przyzwyczajeń. Polska należy do grona krajów hierarchicznych. Nasz dystans do władzy nie jest tak skrajny, jak w przypadku krajów arabskich czy azjatyckich, ale współczynnik jest wciąż wysoki. W skali od 0 (mały dystans do władzy) do 100 (duży dystans do władzy) Polska zbliża się do 70.
Oznacza to, że dla większości z nas w życiu zawodowym odpowiednie podejście i szacunek do hierarchii mają dość duże znaczenie. Ciągle występuje u nas znaczna zależność podwładnych od przełożonych. Ma to wpływ nie tylko na komunikację, ale też na nasze zachowanie względem siebie. Bardziej akceptujemy zachowania podkreślające rangę i pozycję niż nadmierne i za szybkie skracanie dystansu. Niezależnie od tego, co sobie teraz o tym myślimy, badania pokazują, że właśnie taki model jest u nas wciąż aktualny i warto nie ograniczać się tu tylko do myślenia o własnej firmie i obowiązującej w niej kulturze organizacyjnej. Zdając sobie z tego sprawę, zupełnie innego wymiaru nabiera wiedza dotycząca zasad etykiety, a szczególnie precedencji. Popatrzmy więc na tę zasadę przez pryzmat naszych działań biznesowych.
Precedencja to zasada, która definiuje nam wiele zachowań w relacjach służbowych. Uświadamia, że wiek i płeć w biznesie mają mniejsze znaczenie niż pozycja i zajmowane stanowisko. Większość z nas ma zakorzenione pewne wzorce kulturowe, które nakazują nam okazanie szczególnego szacunku kobietom oraz osobom starszym. Mają one jednak swoje zastosowanie głównie w etykiecie towarzyskiej, a nie biznesowej. W biznesie to osoba wyższa rangą ma zawsze pierwszeństwo i specjalne przywileje.
Zastosowanie tej zasady obserwujemy m.in. podczas powitań, przedstawiania osób, wręczania wizytówek, zasiadania do stołu, witania z mównicy, rozsadzania gości przy stole, a nawet w pewnych aspektach korespondencji e-mailowej czy rozmów telefonicznych.
Choć schemat postępowań w tych poszczególnych przypadkach może wydawać się prosty (osoby o randze wyższej mają pierwszeństwo), to jednak istotną rolę odgrywa kwestia wyczucia i dostosowania do danej sytuacji oraz okoliczności. To wielka umiejętność, dzięki której w pewnych sytuacjach mamy odwagę, by odstąpić od sztywnych zasad, oddać przywileje innym i rozluźnić nieco krawat, gdy uznamy, że tego wymaga sytuacja. Kluczowe bowiem jest to, że robimy to świadomie, z wyboru, a nie z niewiedzy. Mamy swobodę, dzięki której elastycznie dostosowujemy nasze zachowanie do warunków, a przy okazji zachowujemy autentyczność i wiarygodność. Żeby jednak mieć wybór, trzeba wiedzieć, jakie mamy opcje, a jedną z nich jest zdecydowanie znajomość etykiety biznesu.
Dagmara Łuczka – ekspert etykiety biznesu certyfikowany przez Międzynarodową Akademię Etykiety i Protokołu w Londynie; założycielka Projektowni Wizerunku, doradca w zakresie budowania wizerunku osób i firm, pasjonatka zagadnień związanych z etykietą biznesu i różnicami kulturowymi.
