Raport, czyli zestaw informacji i danych związanych z wybranym zagadnieniem, to element codzienności pracowników wielu firm i instytucji, bez względu na stanowisko czy branżę. W raportach umieszcza się wyniki przeprowadzonych badań i analiz z najróżniejszych dziedzin. Pomagają nam one w formułowaniu opinii na dany temat oraz dokonywaniu wyborów.
Niejednokrotnie wybory te mają ogromną wagę, kiedy więc na ich dokonywanie wpływa błędny raport lub niesprawdzona informacja, konsekwencje mogą okazać się poważne. Jak więc odpowiednio weryfikować to, co czytamy w przygotowywanych przez innych podsumowaniach? Co zrobić, by upewnić się, że w odpowiedni sposób rozumiemy przekazane dane?
Odpowiednie warunki pracy
Na samym początku powinno się zadbać o otoczenie pracy. Jeśli raport lub raporty, z którymi akurat mamy się zapoznać, w sposób rzeczywisty i znaczny wpływają na jakość naszej pracy, a to, by wyciągnąć na ich podstawie odpowiednie wnioski, jest istotne na drodze do określonego celu, to przede wszystkim należy się upewnić, że mamy odpowiednie warunki do tego, aby wnikliwie i spokojnie zapoznać się z tekstem. Raporty będące podsumowaniem prac badawczych lub wytwórczych mogą być zarówno krótkie i zwięzłe, jak i obszerne, rozbudowane i skomplikowane. Zawierają często lity tekst, lecz także liczne tabele z wylistowanymi danymi, wykresy i diagramy. Dla jednych osób najtrudniejsze w analizie są liczby, dla innych ? opisy. W obu przypadkach jednak konieczne jest wytworzenie sobie na tyle korzystnych warunków, aby móc bez przeszkód zagłębić się w analizowaną treść.
Od A do Z
Prócz spokoju podczas analizy raportu, istotne jest także to, aby przeczytać go rzetelnie i w całości. Często, działając pod presją czasu, zerkamy jedynie pobieżnie na tekst, płynnie przechodząc do zawartych na końcu podsumowań i wniosków. Oznacza to, że pozwalamy komuś innemu decydować za nas, odbierając sobie możliwość wyciągnięcia odpowiednich wniosków na własną rękę. Jeśli więc rzeczywiście zależy nam na tym, aby pozyskać z raportu sprawdzone informacje, to konieczne jest zapoznanie się z całością materiału z należytą uwagą. Tylko wtedy przyswaja się wszystkie fakty, nie dochodzi również do zaciemnienia obrazu przez specjalnie podkreślone w podsumowaniu aspekty raportu, które z perspektywy osoby analizującej mogą nie być w danej sytuacji najistotniejsze. Diabeł tkwi w szczegółach, czasami największą wartość mają informacje w raporcie ujęte jedynie pobieżnie, pozornie ukryte w gąszczu innych danych. Zapoznawanie się z całością tekstu pozwala na zebranie wszystkich tych detali i zbudowanie pełniejszego obrazu sytuacji.
Relatywizm
Jedną z metod weryfikowania prawdziwości danych, które są nam przedstawiane w raporcie, jest stawianie ich w kontekście odpowiednio dobranego punktu odniesienia. Metoda ta jest jednak również stosowana przez osoby sporządzające raporty w celu ukrycia pewnych mankamentów. Np. w przypadku podsumowania procesu produkcyjnego wyniki linii można określić jako bardzo dobre, jeśli porównujemy je do wyników fabryki słabszej, a także za bardzo złe ? jeśli za punkt odniesienia służy zakład dużo bardziej efektywny. Czytając raport, należy więc być niezwykle czułym na weryfikowanie nie tylko faktów w nim przedstawionych, lecz także kontekstu, którego użyto przy opisie informacji. Mogą to być właśnie wyniki zakładu na tle innych, podobnych firm. Wówczas warto zorientować się, czy przedstawiona grupa rzeczywiście jest odpowiednio reprezentatywna, by stanowić rzetelną podstawę badania. Jest to niezwykle istotne np. w przypadku raportów z badań naukowych.
Plan i oczekiwania
Kiedy rozpoczynamy czytanie raportu, np. raportu finansowego spółki, dobrze jest mieć konkretny plan względem tego, czego oczekujemy. Czy chcemy się dowiedzieć nieco więcej o kondycji finansowej firmy, czy zależy nam na informacji o aktywności spółki i decyzjach podejmowanych przez zarząd, czy w danym roku firma odnotowała zyski z operacji w sektorze, który nas interesuje. Wypisując wszystkie te pytania przed rozpoczęciem analizy sprawiamy, że łatwiej jest odnaleźć odpowiedzi na nie w tekście, ponieważ czytając, od razu ich szukamy. Może to jednak powodować, że stajemy się ślepi na inne informacje, które mogą się okazać równie istotne. Można więc po raz pierwszy przeczytać raport bez uprzedniego przygotowania planu, a przy drugim czytaniu już kierować się konkretną instrukcją i na bieżąco odpowiadać na zadane przez siebie pytania.
Weryfikowanie źródeł
W dobie Internetu istotne jest również to, aby każdorazowo z rozmysłem weryfikować źródła informacji, które odnajdujemy w raportach, szczególnie w przypadku podsumowań darmowych, ogólnodostępnych w sieci. Wiele firm i instytucji prowadzi badania statystyczne w różnych obszarach społeczeństwa i gospodarki, by następnie opublikować je nieodpłatnie. Część z tych badań to rzeczywiście solidnie wykonana praca, wnosząca ogromną wiedzę i pozwalająca wyciągnąć ciekawe wnioski. Część jednak stanowi wynik pracy osób charakteryzujących się wyraźnym brakiem kompetencji w danej materii. W efekcie zawarte w raporcie tego typu informacje mogą być niepełne lub wręcz nieprawdziwe. Częstym przykładem jest także przeprowadzanie badania na niereprezentatywnej grupie, np. 10 podmiotach badania, podczas gdy rzetelne rezultaty można byłoby uzyskać przy grupie 100 000 podmiotów. Warto więc każdorazowo weryfikować w raportach, w jakich warunkach przeprowadzono eksperyment i zastanowić się, czy wyniki tak przeprowadzonego badania mogą być odpowiednie.
Deklaracja kontra badanie
Wiele raportów darmowych dostępnych w Internecie ma również kolejną negatywną cechę. Nawet jeśli zostały wykonane na reprezentatywnej grupie ludzi, to przedstawione wyniki opierają się na ludzkich deklaracjach, nie zaś na sprawdzonych faktach. Dzieje się tak, ponieważ uzyskanie deklaracji ankietowanych jest znacznie tańsze i łatwiejsze od rzeczywistego zweryfikowania danej informacji. Stąd często mamy do czynienia z zaburzonymi danymi. Prezentowane później w raporcie np. średnie wynagrodzenie inżynierów automatyków w Polsce może być w rzeczywistości niejakim skrzywieniem prawdziwej sytuacji rynkowej. Zdecydowanie inaczej, z większym zaufaniem, można by było podejść do raportu z badania przeprowadzonego bezpośrednio w firmach zatrudniających takie osoby, gdzie informacje byłyby czerpane bezpośrednio z kontraktów z pracownikami.
Porównywanie niezależnych opinii
Ogromną wartość ma również możliwość porównania ze sobą dwóch raportów przygotowanych przez niezależne instytucje, a omawiających ten sam temat. Można wówczas zastanowić się zarówno nad wynikami przedstawionymi w obu podsumowaniach, lecz także nad całym procesem przeprowadzenia badania lub ankiety. To, co sprawdzamy, jest bowiem najistotniejsze, jednak to, w jaki sposób to sprawdzamy, ma duży wpływ na otrzymywane wyniki. Dobrze jest więc mieć więcej niż jedno źródło wiedzy na dany temat, szczególnnie w sytuacji, kiedy wyciągane z raportów wnioski mają ogromne znaczenie strategiczne np. dla rozwoju spółki.
Podsumowując, czytanie raportów to trudna sztuka. Im bardziej rozbudowane i skomplikowane badanie, tym trudniejszy w analizie sam raport. W konstruowaniu i czytaniu dobrego raportu liczy się struktura informacji, jasne określenie celów, a także częste weryfikowanie poprawności i rzetelności przedstawionych danych. Każda informacja, przedstawiona w różnych kontekstach, może się okazać dobra lub zła, przewidywalna lub szokująca. Czytając raport, należy więc starać się o największy możliwy obiektywizm oraz wykazywać się odpowiednią dozą nieufności.
Agnieszka Hyla ? konsultantka ds. optymalizacji produkcji w Centrum Szkoleń Inżynierskich EMT-Systems; kierownik projektów; autorka tekstów z zakresu zarządzania w produkcji i utrzymaniu ruchu.
