Zarządzanie produkcją to trudna sztuka, pomimo wielu metod, koncepcji i narzędzi, które opracowano, aby ją ułatwić. Trzeba uwzględnić wiele czynników, żeby zaoferować klientowi wyroby o wysokiej jakości, a przy tym optymalizować koszty wytworzenia tak, aby produkcja była opłacalna. Klienci są wymagający, produkty cechuje coraz większa złożoność, konkurencja nie śpi, a od kadry zarządzającej produkcją oczekuje się pomysłów i sposobów na zapewnienie przewagi konkurencyjnej. Żadna firma nie chce z zadyszką gonić swojej konkurencji, tylko znacząco ją wyprzedzać i zwiększać udział w rynku. Stąd ciągłe poszukiwanie odpowiedzi na pytania: jak sprzedawać więcej, jak produkować taniej, jak zachować jakość przy ograniczeniu kosztów, jak zostać liderem rynku i jak utrzymać pozycję wiodącego producenta?
W przedsiębiorstwach produkcyjnych wdraża się różne nowoczesne koncepcje, które mają usprawnić zarządzanie produkcją i zbieranie informacji zwrotnych z jej przebiegu (np. Lean manufacturing), ograniczyć koszty związane z odnawianiem i utrzymaniem zapasów (np. Just in Time), skrócić czasy przezbrojeń (np. SMED) lub zmienić podejście pracowników do zarządzania miejscem pracy i podnieść kulturę pracy (np. 5S). Metody i koncepcje, za pomocą których można skutecznie zarządzać produkcją, kształtują się i zmieniają na przestrzeni lat. Zwykle trzeba zastosować kilka różnych metod jednocześnie, żeby rozpoznać wszystkie czynności efektywne i nieefektywne w procesie produkcji, wszystkie koszty, przyczyny chaosu i marnotrawstwa oraz przebieg procesów realizowanych w firmie (nie tylko tych związanych z zarządzaniem produkcją).
Realizacja wielu pomysłów i wdrażanie skutecznych metod zarządzania nie byłoby możliwe bez wsparcia, jakie oferują systemy ERP (ang. Enterprise Resource Planning). Dzięki nim można gromadzić i przetwarzać dane z obszaru produkcji i innych obszarów zarządzania w przedsiębiorstwie. Systemy ERP to oprogramowanie zintegrowane, wielomodułowe, posiadające centralną bazę danych. Dzięki spójnym informacjom, jakie można pozyskać z systemu ERP do podejmowania decyzji ? kadra zarządzająca ma szansę zwiększać elastyczność firmy produkcyjnej w reakcji na zmianę potrzeb klientów i zmianę w ich zamówieniach.
Na rynku IT dostępne są różne systemy ERP. Wyróżniamy systemy dedykowane (szkieletowe), które przy odpowiednim wysiłku koncepcyjnym zarówno po stronie firmy produkcyjnej, jak i dostawcy systemu można ?uszyć na miarę potrzeb firmy?. Wybór systemu dedykowanego wiąże się z dłuższym czasem wdrożenia i większymi kosztami, aniżeli wybór gotowego systemu ERP. Gotowy system ERP, czy też inaczej ? system uniwersalny (standardowy), to system rozwijany przez producenta w oparciu o znane i wypracowane koncepcje zarządzania oraz podobne oczekiwania wielu klientów. Niestandardowe potrzeby firmy produkcyjnej realizowane są w tego typu systemach przez stworzenie aplikacji dedykowanych i wtyczek, dzięki którym można dopasować ten system do potrzeb klienta (umożliwić w systemie rejestrację specyficznego podejścia, działania typowego dla danej branży itp.). Czas i koszty dostosowania standardowego systemu ERP do potrzeb firmy produkcyjnej są mniejsze niż w przypadku systemu dedykowanego. Patrząc przez pryzmat doświadczeń we współpracy z różnymi firmami produkcyjnymi, zauważyliśmy, że coraz chętniej kadra zarządzająca decyduje się na wybór gotowych systemów ERP. Elementami systemów ERP, na które współczesne firmy produkcyjne szczególnie zwracają uwagę, są aplikacje (moduły) przeznaczone stricte do zarządzania procesem produkcji. Decydenci z firm produkcyjnych przed podjęciem decyzji o zakupie starannie sprawdzają stopień przygotowania systemu pod względem funkcjonalnym do planowania procesu produkcji, Technicznego Przygotowania Produkcji, sterowania produkcją i do kontroli jakości oraz efektywności tego procesu. Dzięki temu można ustalić, jaki zakres funkcjonalności będzie wystarczający, aby umożliwić rejestrację wymaganych danych bez wprowadzania modyfikacji, a jakich funkcji brakuje w systemie, a są konieczne, aby firma produkcyjna mogła pracować na wybranym narzędziu.
Dane gromadzone i przetwarzane w systemach ERP, dzięki narzędziom analitycznym typu BI (ang. Business Intelligence), mogą być zamieniane na informacje przydatne w procesie podejmowania decyzji na różnych szczeblach kierowniczych. Analizy i raporty tworzone za pomocą tych narzędzi mogą dać kompletny obraz rentowności i opłacalności działań przedsiębiorstwa.
Poszukując odpowiedniego systemu ERP dla firmy produkcyjnej, nie należy tylko kierować się zakresem funkcjonalnym, trzeba również zwrócić uwagę na rozwój danego produktu, obsługę posprzedażną, dostawcę oprogramowania i jego przygotowanie do zapewnienia wsparcia w trakcie procesu wdrożenia i po jego zakończeniu.
Wdrożenie systemu ERP to zawsze inwestycja.
Inwestycja w system wymaga:
- planu działania,
- ustalenia osób odpowiedzialnych za jej realizację po stronie zamawiającego system,
- określenia celów, jakie muszą zostać osiągnięte w wyniku jej realizacji,
- wymaga pomysłów dotyczących sposobu organizacji pracy i zarządzania z wykorzystaniem nowego systemu,
- określenia budżetu,
- określenia korzyści i ryzyka,
- ustalenia mierników oceny efektywności danej inwestycji,
- oraz kontroli przebiegu, czyli sprawdzania, czy wszystko idzie zgodnie z nakreślonym planem.
Oferta rynku IT jest bogata, a przedsiębiorca, który decyduje się na zakup i wdrożenie odpowiedniego systemu, powinien zdefiniować cele, jakie chce osiągnąć, obszary, w jakich będzie funkcjonował system, korzyści, wymagania, problemy, jakie rozwiąże wdrożenie systemu. Informacje te będą wyjściowe do przeanalizowania oferty rynkowej i wyselekcjonowania z niej tych narzędzi, które najbardziej spełniają założenia przedsiębiorcy.
Następny czynnik to pomysł na informatyzację. Jeżeli kadra zarządzająca firmą nie bardzo wie, od czego rozpocząć proces informatyzacji, zawsze można wspierać się konsultacjami czy doradztwem w tym zakresie ? świadczonym zarówno przez producentów i dostawców oprogramowania ERP, jak i inne firmy, które się tym zajmują i podejmują współpracę z dostawcą oprogramowania w celu ustalenia najlepszego sposobu działania.
Kolejnym ważnym czynnikiem, który pozytywnie wpływa na przebieg procesu informatyzacji, jest zaangażowanie kadry zarządzającej. Od osób zarządzających firmą zależy, czy pracownicy będą chcieli korzystać z nowego oprogramowania, czy nie. Jeśli kadra zarządzająca jest przekonana co do słuszności wyboru, widzi korzyści z tym związane i jest zdeterminowana, żeby wprowadzić szereg usprawnień, to jest to pozytywny przekaz dla wszystkich osób, które będą pracować w systemie, ponieważ zrozumieją, jak ważne są te działania dla poprawienia obiegu informacji w firmie, ustandaryzowania procesów zarządzania i rozwiązania kwestii problemowych.
Innym ważnym czynnikiem, który decyduje o sukcesie realizacji inwestycji w informatyzację, jest wyznaczenie zespołu wraz z osobą decyzyjną, który po stronie firmy wdrażającej oprogramowanie będzie kontrolował ten proces i pozostawał w kontakcie z producentem lub dostawcą implementowanego systemu. To od sprawności działania tego zespołu i możliwości podejmowania decyzji przez osobę kierującą tym projektem będzie zależał sprawny przebieg wdrożenia. Brak decyzyjności po stronie firmy, która zdecydowała się na zakup i wdrożenie oprogramowania ? wpływa na opóźnienie wielu działań z tym związanych.
Jeszcze jednym ważnym czynnikiem, który wpływa na powodzenie całego projektu, są ludzie, którzy będą używać oprogramowania, a dokładnie ich chęć lub niechęć. Pracownicy często boją się zmian oprogramowania, ponieważ oprócz tego, że muszą wykonywać codzienne obowiązki, będą musieli nauczyć się nowego narzędzia, co do którego nie będą mieć na początku pewności, czy dobrze wprowadzają dane. Dlatego ważny jest proces szkolenia i szybkiego przygotowania pracowników do korzystania z nowego systemu, a wcześniej, przed dokonaniem wyboru systemu, dobrze jest zaprezentować przyszłym użytkownikom system, jego interfejs i możliwości, jakie daje korzystanie z niego.
Przyczyną niepowodzeń we wdrożeniach systemów ERP jest m.in. brak takiego właśnie podejścia i potraktowanie zbyt płytko zagadnień związanych z informatyzacją przedsiębiorstwa, polegającą na wdrożeniu systemu ERP. Zbyt płytko, tzn. traktujemy system ERP jak każdy inny program, który po zainstalowaniu, przeniesieniu danych z poprzedniego programu i krótkim szkoleniu ? zaczniemy używać. Tymczasem, w przypadku systemów ERP trzeba się zastanowić, jakie cele biznesowe chcemy uzyskać
Streamsoft
Centrala w Zielonej Górze
Oddziały: Warszawa, Wrocław
www.streamsoft.pl
