Niepełny albo nierealny plan to przyczyna wielu nieudanych projektów. Brak doświadczenia w opracowywaniu harmonogramu i związane z tym swobodne szacowanie prowadzi do klęski.
Nie ma obaw, 90 procent pracy za nami! Klasy matematyczne wykorzystują paradoksy Zenona z Elei w czasie nauki analizy matematycznej. Zenon z Elei (ok. 450 r. p.n.e.) jest znany jako autor m.in. paradoksu o historycznym wyścigu Achillesa (najszybszego żyjącego człowieka) i żółwia. Paradoks polegał w dużym uproszczeniu na tym, że niezależnie od tego, jak szybko biegł Achilles, nie był on w stanie dogonić żółwia: odległość między zawodnikami zmniejszała się, ale cały czas istniała.
Paradoksy Zenona z Elei zostały rozwiązane wraz z rozwojem analizy matematycznej, ale nie istnieje matematyka, która jest w stanie obalić ten paradoks w odniesieniu do projektów. Paradoks o kończeniu projektów mówi, że niezależnie od tego, jak wiele wysiłku wkładasz w ukończony w 90%, ale spóźniony projekt, nie będzie on wykonany w więcej niż 90%. Menedżerowie projektów często mówią, że mają już za sobą 90% prac, nawet jeśli na realizację przeznaczyli już 200% budżetu, a opóźnienie jest liczone w miesiącach. Ostatecznie projekty i tak są uznawane za zakończone, mimo osiągnięcia jedynie 90% założeń planu.
Niepełny albo nierealny plan to przyczyna wielu nieudanych projektów. Twój projekt z pewnością jest, taki, jeśli: a) nie ma jednoznacznego i zwartego planu, b) nikt nie zna prawdziwego harmonogramu prac lub c) harmonogram zdaje się mieć jednotygodniowy albo większy poślizg co każde dwa tygodnie kalendarzowe.
1. Stwórz jednoznaczny i zwarty plan
Brak zwartego planu może prowadzić do trudnych sytuacji, a jest efektem braku doświadczenia w planowaniu określonych zadań i działań. Bez doświadczenia nie wiadomo, jakie czynności są wymagane, jak jest ich kolejność i ile trzeba poświęcić im czasu. Jeśli taka sytuacja ma miejsce, często bardzo zgrubnie szacuje się koszty i plan działania, a następnie przystępuje bezpośrednio do realizacji projektu. Dopiero później, gdy większość środków jest już wykorzystana, a nie widać postępów, zaczyna się dostrzegać problem. Projekty bez zwartego planu mogą zakończyć się powodzeniem, ale wymagają niemal superludzi i super wysiłku całego zespołu.
2.Ujawnij harmonogram
Tajny harmonogram to nic dobrego. Powinien być ogólnie dostępny i pozwalać członkom zespołu projektowego planować swoją własną pracę tak, aby mogli ją realizować w założonym tempie. Żaden biegacz nie wystartuje w wyścigu, jeśli nie zna dystansu do przebycia. Harmonogram do którego jest ograniczony dostęp, ma bardzo niską wartość dla projektu. Harmonogram powinien być łatwo dostępny w każdej formie.
3. Bądź realistą w planowaniu
Jeśli harmonogram zdaje się mieć jednotygodniowy lub większy poślizg co każde dwa tygodnie, nie łudź się, że wkrótce opóźnienie zostanie zniwelowane. To nie jest paradoks Zenona z Elei o dychotomii, to początek paradoksu o twoim projekcie, w którym punkt końcowy wydaje się być blisko, ale ciągle nie można go osiągnąć.
Sytuacja taka ma miejsce, gdy zespół wie, jaki jest cel, ale nie ma doświadczenia i nie wie jak go osiągnąć. Cel będzie trudny do osiągnięcia również wtedy, gdy okaże się, że zadania zostały przydzielone bez wcześniejszej analizy wykonalności. Warto zapamiętać powiedzenie ?harmonogram narzucony ? projekt rozłożony?. Harmonogram musi zostać ułożony po przeanalizowaniu problemu, rozważeniu możliwych do wykorzystania technologii, z uwzględnieniem opinii specjalistów co do możliwości wykonania planu w wersji minimalnej, jak i pożądanej.
Nie pozwól, aby twój projekt poddał się paradoksom Zenona z Elei. Unikaj tych paradoksów, tworząc realny, dostępny i zaakceptowany harmonogram. Jeśli zastosujesz się do wskazówek, będziesz w stanie uzyskać więcej niż ?90% ukończenia? projektu.
Artykuł pod redakcją mgr. inż. Łukasza Urbańskiego.
CE
